Nên chi bao nhiêu cho một phần quà Trung thu tặng nhân viên

Xem phổ giá thật trước khi ấn định ngân sách

Các thương hiệu có phổ giá khá khác nhau. Ví dụ bảng giá Kinh Đô hiện tại trải dài từ khoảng 60.000 đồng cho dòng bánh thiếu nhi, qua các mức phổ thông 60.000-110.000 đồng cho bánh nướng và bánh dẻo một trứng, đến 2.000.000 đồng cho hộp Trăng Vàng cao cấp 6 bánh kèm trà. Việc ấn định ngân sách "mỗi hộp khoảng X đồng" trước khi xem bảng giá cụ thể của thương hiệu định chọn thường dẫn đến chọn sai phân khúc, hoặc phải đổi thương hiệu giữa chừng. Nên xem bảng giá đầy đủ của từng thương hiệu trước.

Chia theo nhóm thay vì một mức giá chung cho toàn công ty

Với công ty có nhiều cấp bậc, cách thông dụng là chia thành hai đến ba mức: mức phổ thông cho toàn thể nhân viên, mức khá hơn cho quản lý cấp trung, và mức cao cấp hơn cho ban lãnh đạo hoặc khách mời đặc biệt trong sự kiện nội bộ. Việc phân tầng này không làm mất chiết khấu, vì tổng số lượng của cả đơn hàng - dù gồm nhiều mức giá khác nhau - vẫn được cộng chung để tính bậc chiết khấu. Khi đã chốt được mức chi mỗi phần, các cách ghép hộp tương ứng nằm trong ba bài combo 200.000 - 300.000 đồng, combo 300.000 - 400.000 đồng và combo 400.000 - 500.000 đồng một hộp. Có hãng đã đặt sẵn tên cho từng tầng để khỏi phải tự chia, cách áp dụng nằm trong bài bánh trung thu Đại Phát cho doanh nghiệp. Với doanh nghiệp có khối công nhân trực tiếp số lượng lớn, cách chia mức chi và tổ chức giao hàng có đặc thù riêng, xem bánh trung thu cho công nhân nhà máy và khu công nghiệp.

Ước lượng tổng ngân sách theo công thức đơn giản

Cách ước lượng thực tế nhất là: lấy số lượng nhân viên mỗi nhóm nhân với mức giá niêm yết của dòng bánh dự kiến chọn cho nhóm đó, cộng lại thành tổng trước chiết khấu, sau đó liên hệ để nhận báo giá có áp mức chiết khấu tương ứng với tổng số lượng. Cách này cho con số sát thực tế hơn nhiều so với việc áng chừng một mức ngân sách chung rồi mới đi tìm bánh vừa giá.

Đừng quên phần phát sinh nếu có in logo hoặc thiệp chúc

Nếu công ty muốn in logo lên hộp hoặc kèm thiệp chúc riêng, nên hỏi rõ có phát sinh chi phí thêm hay không ngay khi lập ngân sách, vì đây là khoản dễ bị bỏ sót khi tính tổng ban đầu. Chi tiết về phần này nằm trong bài in logo doanh nghiệp lên hộp bánh trung thu.

Sau khi có ngân sách theo từng nhóm, có thể tham khảo thêm bài mẫu hộp quà Trung thu cho doanh nghiệp theo ngân sách để chọn đúng kiểu hộp hợp với từng mức đã chia.

Tính cả phần khoản chi ngoài giá bánh

Ngân sách quà Trung thu không chỉ gồm giá bánh. Với đơn hàng lớn, cần tính thêm những khoản dễ bị bỏ sót: chi phí in logo nếu có, chi phí vận chuyển ngoài phạm vi giao miễn phí, và phần dự phòng cho số lượng phát sinh. Riêng phần dự phòng, kinh nghiệm chung là danh sách người nhận gần như luôn phình ra ở tuần cuối - nhân sự mới, khách hàng mới, hoặc đơn giản là có người bị bỏ sót trong danh sách ban đầu.

Quyết định trước: đồng đều hay phân tầng

Đây là quyết định nên chốt trước khi xem giá, vì nó ảnh hưởng tới toàn bộ cách chia ngân sách. Tặng đồng đều một mẫu cho toàn công ty thì đơn giản khi phân phát, tránh so sánh nội bộ, nhưng khó tạo được sự khác biệt cho nhóm cần ghi nhận riêng. Phân tầng theo cấp bậc cho phép đầu tư nhiều hơn ở nhóm quan trọng nhưng cần cân nhắc yếu tố cảm nhận nội bộ, và cần quản lý danh sách kỹ hơn khi phát quà.

Không có phương án nào đúng cho mọi công ty - điều quan trọng là chốt trước một hướng rồi mới đi tìm bánh, thay vì vừa xem giá vừa cân nhắc cả hai hướng cùng lúc.

Đối chiếu với mùa trước nếu có dữ liệu

Nếu công ty có lưu lại mức chi mùa trước, đây là căn cứ thực tế nhất để lập ngân sách năm nay, tốt hơn nhiều so với ước lượng từ đầu. Cần lưu ý so sánh trên cùng một cơ sở: cùng số lượng người nhận, cùng phân khúc bánh, và tính cả các khoản đi kèm. Nếu số lượng người nhận thay đổi khá lớn so với năm trước thì nên so ở mức chi mỗi suất thay vì tổng ngân sách.

Sau khi đã chốt được ngân sách, phần chọn mẫu và tổ chức phát quà cho cả công ty nằm trong bài bánh trung thu tặng nhân viên.